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--ERP系統運行之前的數據準備如何做?

供稿︰工控網 2016/10/13 15:44:41

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  • 關鍵詞︰ ERP系統 數據
  • 摘要︰根據數據的作用與處理狀態不同,我們把ERP系統中數據分為初始靜態數據和業務輸入數據、業務輸出數據。

      一、數據的分類

  根據數據的作用與處理狀態不同,我們把ERP系統中數據分為初始靜態數據和業務輸入數據、業務輸出數據。

  1、初始靜態數據。一般包括企業有關架構數據、代碼、物品工藝路線、初始庫存數據、工作中心數據等。並根據企業所處客觀環境的變化,對數據進行定期與不定期的維護,故靜態數據是相對的。

  2、業務輸入數據。包括材料出入庫數據,物品入、出庫數據和銷售訂單數等日常業務處理數據。這些數據是企業日常生產活動中經常變動的數據,需要隨時維護。

  3、業務輸出數據。包括物品庫存數據、可用庫存量與物品的計劃需求量和物品有關成本、預算對比分析等。是對有關業務數據處理、查詢、匯總和分析結果的輸出。

  二、數據的準備

  企業從各主要業務數據中抽取一些典型數據,作為以後ERP試運行和系統測試的基礎數據,各部門應認真準備與本身業務有關的數據,填寫數據收集表.

  三、數據準備的要求

  在ERP系統運行前的數據輸入與正式運行時相比有許多不同之處。在系統正式運行時,數據輸入主要是由企業的各部門人員人工輸入。輸入的數據以交易數據為主,主數據為輔,一般只需每天將當天的數據全部輸入系統結清即可。而在系統運行前的數據輸入卻需要IT人員的大量直接介入,因為輸入的數據不僅包括交易數據(主要是未結的訂單等),而且還包括大量的主數據(例如原材料、企業組織結構數據、財務數據等等)。

  然而,此時數據輸入量非常大,而且所有數據必須在很短的時間內輸入系統。因此,我們應當注意以下幾點要求:

  1.做好數據輸入人員的合理分工

  由于系統初始化的數據量和種類非常大,如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數據輸入的混亂,為此我們必須在數據輸入前做好嚴格的、合理的人員分工,保證數據輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等來合理的分組與組內分工。

  2.保證數據正確性

  數據正確性包括兩方面的含義。首先,收集到的數據本身必須是正確的(即數據來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數據處理有效率無效果現象;數據本身的正確性更多的依賴于企業各部門數據收集人員,他們應當保證上交數據是正確的,沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數據。其次在把收集到的數據輸入系統的過程中,不能引入任何附加的錯誤。基礎數據輸入的準確與否是決定系統實施成敗的關鍵。有了正確的數據,我們應當保證在數據輸入的過程中不能引入任何附加的錯誤。為避免任何輸入的附加錯誤,應采取以下重要步驟:

 

(1)定義關鍵的數據元素,如物料代碼、工藝路線、物料清單、工作中心、訂貨策略、項目類型和損耗率等。

  (2)在數據輸入系統前,將系統的信息需求與信息使用者的需求進行核對,使每個人提前知道什麼信息時可用的、報告是什麼樣子.

  (3)定義系統的全部信息和信息來源,識別關鍵信息與非關鍵信息。比如表1客戶的信息有很多不同的數據項,可以把其中的幾項先載入系統,而其他的數據項可以以後再載入或可以先不用。所以要確定哪些數據項要求必須載入,哪些是可以以後要載入的,哪些可能永遠不用的,還要指定負責確定所用數據項的數據庫表、部門和人。

  (4)對經常變化的數據,必須在系統內實時反映其變化情況。要定期檢查,如果有必要的話,修改這些數據。

  (5)建立一個相對合理的數據輸入的邏輯順序,避免正確的原始數據由于數據的邏輯輸入不正確造成嚴重的數據附加錯誤。

  3.保證數據輸入的格式

  在數據輸入前,我們根據公司的實際情況已經設置了相當合理的代碼體系和數據格式,為此我們在數據輸入時應嚴格按照數據的格式進行,這樣可以產生好處︰

  (1)可以保證數據的完整一致。

  這樣每個準備客戶信息的人,都知道客戶資料應該包括:客戶名稱、編號、納稅登記號、地址、聯系人、電話和信用額度等數據項,這樣可以保證數據的完整與一致性,同時也提高了數據輸入的效率與效果。

  (2)便于核對數據。對在Excel中輸入好數據核對無誤後,就可以把數據直接輸入到ERP系統中,並把輸入到ERP系統的數據生成報表轉換成EXCEL格式數據,再運用一定的函數去和Excel中的數據進行自動核對,檢驗在輸入過程中是否出錯。這樣核對起來非常容易,效率也很高並且不會出現錯誤(除非核對公式用錯).

  (3)選擇合適的數據格式轉換程序。對于大型企業基礎數據量很大,這時如果仍沿用上述方法工作量就會非常大,這時就需要運用專門的數據轉換程序,把按一定格式的準備數據(比如EXCEL)轉換成ERP系統的數據庫格式。這樣既可以保證數據錄入的效率又可以保證數據格式的正確性。

  4.保證數據關系安全性

 

ERP系統數據間關系非常復雜,除了由關系型數據庫系統強制實現的各種數據庫級的關系外,還有許多由系統的應用程序來保證的應用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫;一個人員必須具有一個預先定義的該人員所屬的部門類)。無論采用何種辦法,任何輸入系統的數據必須同時滿足這兩種限制條件,否則可能對系統產生不可預料的後果。

  5.做好數據格式設計與數據輸入的人員溝通與部門協調。

  高效率的ERP系統所需的數據來源于企業生產第一線,因此數據的收集在很大程度上依賴于企業的第一線人員。因此應該在與一線人員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操作的合理數據格式和數據表,供他們收集整理數據之用。同時ERP系統又跨若干個部門,系統所需要的數據來源于各個部門,同時這些數據之間具有一個的邏輯關系。為了做好數據的收集與輸入工作,保證數據輸入的高效率,必須做好各部門人員的溝通與協調工作,並運用各種激勵措施提高相關人員的積極性,以實現數據輸入的一致性和完整性。

  綜上所述,ERP系統試運行前的數據準備是一個相當繁瑣的工作,是一個系統工程,它直接決定著企業實施ERP系統的成敗。為此實施ERP系統的企業一把手和信息化負責人一定要做好有關數據準備的管理工作,同時有關參與人員也應該做好密切的配合工作,最終保證企業ERP系統的成功實施,並企業帶來競爭力和經濟效益。

 

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